No es una pregunta para generar miedo.
Es una pregunta que muy pocos empresarios se hacen… hasta que un día tienen que responderla.
Porque cuando pensamos en los riesgos de una empresa, solemos imaginar escenarios como la pérdida de un cliente importante, una caída en las ventas, problemas económicos o incluso un daño en la maquinaria. Sin embargo, existe un riesgo mucho más silencioso que pasa desapercibido en cientos de empresas todos los días.
El que contiene el inventario, las ventas, la cartera, los pedidos, las compras o cualquier otra información clave para que la operación continúe.
Está tan presente en el día a día que dejamos de verlo como lo que realmente es: un punto crítico del negocio.
Pero imagina por un momento que mañana ya no está.
No importa si fue un error al guardar, un computador que dejó de funcionar o simplemente un archivo que alguien modificó sin querer. Lo importante no es cómo desapareció. Lo importante es lo que ocurre después.
Lo curioso es que, si le preguntaras a un empresario cuál es el activo más importante de su empresa, probablemente hablaría de sus clientes, de su equipo de trabajo, de sus instalaciones o de su experiencia.
Difícilmente respondería:
“Mi archivo de Excel.”
Y, sin embargo, en muchas empresas basta con que ese archivo no esté disponible durante unas horas para que empiecen las llamadas, las dudas y las demoras.
”¿Cuánto inventario tenemos?”
”¿Ese pedido ya salió?”
”¿Cuál era el precio que le habíamos cotizado a ese cliente?”
”¿Quién tiene la última versión?”
En ese momento no se pierde únicamente un archivo. Se pierde visibilidad sobre la operación.
Lo más interesante es que esta situación no ocurre porque Excel sea una mala herramienta.
Todo lo contrario.
Excel ha acompañado a millones de empresas durante décadas y sigue siendo una herramienta extraordinaria para hacer análisis, presupuestos, proyecciones y organizar información.
El problema comienza cuando deja de ser una herramienta de apoyo y, sin darnos cuenta, se convierte en el lugar donde vive toda la empresa.
No sucede de un día para otro.
Es un cambio tan gradual que casi nadie lo nota.
Primero se crea un archivo para controlar las ventas. Después otro para el inventario. Más adelante aparece uno para la cartera y otro para las compras. Con el tiempo, cada área tiene su propia hoja de cálculo y cada persona desarrolla su forma de trabajar.
La empresa sigue creciendo, pero la información empieza a hacerlo por caminos diferentes.
Hay una escena que probablemente has visto más de una vez.
Alguien necesita un dato urgente y pregunta dónde está la información.
Entonces comienzan respuestas como estas:
“Creo que la tiene Patricia.” “No abras ese archivo, ese no es el último.” “Déjame revisar mi computador, creo que allí está la versión actualizada.” “Espera… ese inventario todavía no lo han actualizado.”
Son frases tan comunes que hemos aprendido a convivir con ellas. Ya no nos sorprenden. Las consideramos parte del trabajo diario.
Pero vale la pena detenerse un momento y pensar en algo: cuando una empresa necesita varios minutos para descubrir dónde está la información correcta, el problema ya no es encontrar un archivo. El problema es la forma en que se está administrando la información.
Quizá el mayor riesgo de depender de un archivo de Excel no sea perderlo.
Es acostumbrarse tanto a trabajar de esa manera que dejamos de cuestionarla.
Nos adaptamos a buscar versiones diferentes.
Nos adaptamos a revisar varias carpetas antes de encontrar un dato.
Nos adaptamos a corregir errores manualmente.
Nos adaptamos a que ciertas personas sean las únicas que entienden cómo funciona la información. Y cuando una forma de trabajar se vuelve costumbre, es muy difícil detectar que ya no está ayudando al crecimiento de la empresa.
Todas las empresas evolucionan. Contratan más personas, atienden más clientes, ofrecen nuevos productos y manejan un volumen de información mucho mayor que cuando comenzaron. Sin embargo, muchas siguen administrando esa nueva realidad exactamente igual que hace cinco o diez años.
No porque esté mal.Sino porque nunca se han detenido a preguntarse si la forma de organizar la información evolucionó al mismo ritmo que el negocio. Y esa es, quizá, la pregunta más importante de todas. No si Excel es bueno o malo. No si existe una herramienta mejor. Sino si la manera en que hoy administras la información sigue siendo suficiente para la empresa que has construido.
Este artículo no pretende decirte que dejes de usar Excel. De hecho, probablemente seguirás utilizándolo para muchas tareas y eso está bien. La intención es mucho más simple. Invitarte a observar tu empresa desde otra perspectiva. Porque, en ocasiones, los mayores riesgos no aparecen de un momento a otro.
Se construyen lentamente, mientras todo parece funcionar con normalidad. Y cuando finalmente se hacen evidentes, casi siempre descubrimos que las señales habían estado ahí desde hace mucho tiempo.
Si la idea de perder el archivo de Excel más importante de tu empresa te hizo pensar por unos minutos, entonces este artículo ya cumplió su propósito. Las mejores decisiones para una empresa no empiezan cuando se compra una herramienta. Empiezan cuando el empresario comienza a hacerse las preguntas correctas. Y esa, quizás, es una de ellas. Dame una descripción corta
